闽都陈嘉庚公益基金会印章管理办法

第一章 总则

第一条 为加强闽都陈嘉庚公益基金会（以下简称“基金会”）的印章管理及使用程序，使印章管理规范化、制度化，保证各项工作正常进行，特制定本办法。

第二条 本办法所指印章包括基金会公章、财务专用章、人力资源管理专用章、秘书处专用章和法定代表人私章。

第三条 本办法中涉及各类印章统一由基金会秘书处负责管理和使用。

第二章 印章的刻制与保管

第四条 未经基金会理事长批准，任何人不得擅自刻制基金会印章。基金会各类印章{包括但不限于基金会公章、财务专用章、人力资源管理专用章、法定代表人私章、秘书处专用章等}的刻制，均需经理事长审批。

第五条 基金会公章、财务专用章、法定代表人私章的保管人经由理事长书面授权指定，秘书处专用章、人力资源管理专用章可由理事长或基金会秘书长书面授权指定。未经理事长批准，印章不得转交他人保管、使用。

第六条 印章保管和印章移交须填写《印章保管登记表》和《印章移交登记表》（详见附件1），所填写的表格作为重要档案由秘书处存档备查。

第七条 各类印章原则上不得携带外出使用，如遇特殊情况需持印章外出时，印章保管人应提前向理事长递交《印章外出领用登记表》，说明有关事由及需将印章带出行外使用的特殊理由、拟带出使用的期间及该期间内的印章保管和使用措施，经理事长批准并报备秘书处后方可执行，印章携带外出应由两人共同携带，并将所携带印章锁在专门保险箱中，钥匙与保险箱不得由同一人保管，携带印章外出人员要对印章的安全负责，确保印章不丢失、不损毁、不错用滥用。印章使用完后，应立即交回，并办理交接手续。

第八条 印章保管人员工作变动时，应及时办理印章的移交手续。

第九条 印章保管人员应坚持原则，遵守保密规定，严格按制度用章。同时要配备必要的保险柜，用于放置有关印章，严防印章遗失、盗用事件发生。

第三章 印章的使用

第十条 印章的使用范围

（一） 用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二） 用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；

（三） 用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

（四） 用于各类需经基金会批准的申请表、申报材料；

（五） 用于以基金会名义对外开具的各种证明用的材料；

（六） 其它需要用章的材料。

    其中，财务专用章仅限于在银行结算、出具专用收据等与财务相关业务中使用。

第十一条 用印审批

（一）使用基金会印章申请人须按要求填写《印章使用登记表》，包括使用日期、用途、份数等，将其与所需盖章的文件一并上报，各类印章应报送有权审批人审批后方可用印。

（二）秘书处应建立例行性用印事项清单（详见附件2），例行性事项用印由秘书长审批，非例行性事项用印需报理事长审批。

（三）合同类文件和基金会规章制度性文件用章应在该类文件经过法律顾问审核及有权审批人批准后使用。

（四）在基金会日常运作过程中如因工作需要新增例行性用印事项的，秘书处应提出书面请示经理事长批准后方可纳入例行性用印事项清单。

（五）基金会财务人员按照日常的权限及常规例行工作的内容使用财务印章的，经秘书长审批用印；但对外的非常规例行业务报表及其他需要财务印章的文本等，须经理事长审批后用印。

第十二条 印章保管人应对文件内容和《印章使用登记表》上载明的签署情况予以核对，经核对无误后按要求盖章。用印时要求印章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处）。

第四章 失效印章管理

第十三条 印章因变更、磨损等原因需要重新刻制或作废停用印章的，如当地公安机关或相关主管单位要求收回旧章，秘书处应同时收存公安机关或相关主管单位出具的关于印章收缴的证明（或提供其它有效凭据证明），包括旧章切角或割磨的样式。如因特殊原因未能取得公安机关或主管单位印章收缴证明的，秘书处应于印章收缴当日向理事长报告情况并获得理事长批准签字后，将说明报告一并存档备查。

第十四条 秘书处应建立印章保管台账，详细列示在用印章及失效、作废停用的印章情况，失效、作废停用的旧章应专门封存保管，禁止重新启用旧章，除第十三条规定的情况外，秘书处应于每半年度前5个工作日内将上半年失效印章统一列示清单，逐枚注明印章失效日期及失效原因，并书面提出销毁请示，经理事长审批后方可办理销毁手续。

第十五条 秘书处负责失效印章的销毁工作，销毁印章应采取切角、熔化等措施，必须由双人现场监销，并在销毁清单上签字以示负责；销毁全程应安排专人录像记录；销毁清单及印模、销毁录像应作为档案永久保存。

第五章 管理责任

第十六条 印章保管人必须明确职责，妥善保管印章，保证印章的绝对安全和正确使用。如有遗失或被盗用，秘书处应必须及时向理事长报告，并采取必要的措施。

第十七条 基金会人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第十八条 对于违反本办法的人员，视情节轻重给予批评教育或相应处分。对于给基金会造成损失的，由基金会对违纪者予以处分或辞退处理；造成严重损失或触犯法律的，交由司法部门处理。

第六章 附则

第十九条 本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第二十条 本办法由基金会秘书处制订，经理事会审议批准后颁布，自颁布之日起执行。